Die ideale Software und der richtige Computer für das Schreiben der Doktorarbeit

Früh im Schreibprozess die richtigen Entscheidungen treffen. Worauf Sie bei der Software-Auswahl achten sollten.

Die Auswahl eines geeigneten Computersystems, auf dem die eigene Dissertation verfasst wird, ist ebenso wichtig wie die Entscheidung für die passende Software. Je nachdem, in welchem Fachbereich und an welcher Universität die Doktorarbeit geschrieben werden soll, unterscheiden sich der Schreibprozess und die Anforderungen, die – auch in technischer Hinsicht – an eine Dissertation gestellt werden. Trotz der unterschiedlichen möglichen Herangehens- und Vorgehensweisen beim Schreiben einer Doktorarbeit sind Fragen der Formatierung, der Zitationsweise und des Aufbaus der Dissertation für jede Promovendin und jeden Promovenden wichtig und sollten im Idealfall vorab oder früh im Schreibprozess geklärt werden.

Die passende Software für die Doktorarbeit

Für das zu verwendende Softwaresystem und dessen Menüeinstellungen, mit denen die Formatierung der Doktorarbeit definiert und die Zitation der Dissertation verwaltet werden sollen, kann vonseiten der Universität ein enges Korsett vorgegeben sein, dessen Berücksichtigung dann sichergestellt werden sollte: Die von der Hochschule gewünschte Software ist in diesem Fall unbedingt einzusetzen – wenn erforderlich, nach Erwerb bzw. Installation.

Hinweis

Wenn von der Universität die Verwendung von bestimmter Software vorgegeben wird, ist zu berücksichtigen, dass Lernaufwand entstehen kann, wenn etwa technisch anspruchsvolle Programme wie das Textsatzsystem LaTeX genutzt werden müssen, die der oder dem Schreibenden bislang unbekannt sind. Akademische Ghostwriter helfen Ihnen gern beim Arbeiten mit diesen Programmen.

Es ist aber auch denkbar, dass der Promovendin bzw. dem Promovenden keine oder nur wenige konkrete Vorgaben gemacht werden. In diesem Fall ist es wichtig, bei der Auswahl von geeigneter Software die richtige Balance zwischen Funktionsumfang und Komplexität zu finden: Zwar sollte die Software umfangreiche Funktionen haben und all das ermöglichen, was für das Schreibvorhaben im Laufe der Jahre relevant werden könnte – es ist wichtig, dass die Dissertation ansehnlich formatiert und strukturiert ist und einen professionellen Eindruck hinterlässt. Einheitlichkeit und Konsistenz haben hierbei einen hohen Stellenwert. Dennoch sollten die Programmfunktionen möglichst intuitiv zu bedienen sein und die Software sollte mit möglichst wenig zusätzlichem Lernaufwand einsetzbar sein. Nennenswerte Einarbeitungszeit sollte den definierten Zeitplan nicht gefährden.

Disseration Ratgeber – Symbolbild

Einzuplanende Zeiträume vor dem Schreiben der Doktorarbeit

Ob eine Software geeignet für das Schreiben der Doktorarbeit ist, hängt im Wesentlichen von zwei Punkten ab:

  • Auf der einen Seite muss die Software eine effiziente Textverarbeitung und ansprechende Darstellung der Inhalte erlauben. Die Software sollte dazu in der Lage sein, die Elemente, die in der Dissertation enthalten sein sollen, in geeigneter Form abzubilden – das können neben reinem Text etwa Abbildungen, Tabellen oder auch Formeln sein, die in adäquater Weise dargestellt werden müssen. Für die konkrete Formatierung der Dissertationsdatei mit dem gewählten Programm können möglicherweise auch Vorlagen zum Einsatz kommen – diese können direkt online recherchiert werden.
  • Auf der anderen Seite muss eine Software, damit sie für das Verfassen der Dissertationsschrift geeignet ist, auch eine effiziente Literaturverwaltung ermöglichen. Sie sollte zum einen bei der Erfassung der relevanten Daten komfortabel sein und zum anderen im Hinblick auf mögliche Vorgaben einwandfreie Literaturbelege ausgeben. Es erweist sich zudem häufig als sinnvoll, wenn auch spätere Wechsel in einen anderen Zitierstil (relativ) problemfrei möglich sind, damit der potenziell entstehende (manuelle) Aufwand beim Anpassen von Verweisen und Quellenangaben so gering wie möglich ausfällt. Zu berücksichtigen ist, dass in ein Textverarbeitungsprogramm teilweise verschiedene Programme für die Literaturverwaltung eingebunden werden können.

Hinweis

Bei der Entscheidung für die am besten geeignete Form der Literaturverwaltung kann sich ein Vergleich der möglichen Optionen lohnen. Zwei Beispiele für infrage kommende Programme sind Citavi und EndNote.

Wichtig ist bei der Softwareauswahl auch deren Beständigkeit. So sollte bedacht werden, dass das Schreiben der Doktorarbeit mehrere Jahre dauern wird und sich auch über mehr als die möglicherweise anvisierten drei Jahre erstrecken kann. Daher sollte auf ein bewährtes Programm gesetzt werden, das idealerweise sowohl bereits bekannt sein als auch die benötigte Funktionalität in vollem Umfang bieten sollte. Obwohl es also im Rahmen der Selbstorganisation wichtig ist, mithilfe eines Zeitplans für die Doktorarbeit Zwischenziele und zeitliche Grenzen zu definieren, sollte im Hinblick auf die technischen Voraussetzungen stets bedacht werden, dass sowohl die gewählte Software als auch das Computersystem, mit dem gearbeitet wird, auch über das vorab festgelegte Fertigstellungsdatum der Dissertation hinaus verfügbar sein sollten – allein schon für den Fall unvorhergesehener Verzögerungen im Schreibprozess.

Hinweis

Die am häufigsten genutzten Textverarbeitungsprogramme für das Schreiben von Dissertationen sind Microsoft Word und LaTeX. Infrage kommen in Ausnahmefällen auch weniger leistungsstarke, aber dafür kostenfreie Programme wie OpenOffice sowie Spezialanwendungen wie das –kostenpflichtige – Satzprogramm InDesign von Adobe.

Eine Überlegung, die auch relevant sein kann im Hinblick auf die Auswahl der Software, die für die Textverarbeitung genutzt wird, ist auch die Frage, ob sich die Beherrschung dieses Programms später einmal auszahlen kann: Möglicherweise können die umfangreichen Spezialkenntnisse, die während der mehrjährigen Nutzung der Software erworben werden, im späteren Berufsleben gewinnbringend eingesetzt werden. Diese Überlegung sollte im Regelfall aber nicht den Ausschlag geben, da im Zentrum der Entscheidung für das Textverarbeitungsprogramm zunächst einmal die Dissertation stehen sollte – nicht darauffolgende Tätigkeiten, die mit dem Promotionsvorhaben nicht direkt in Verbindung stehen.

Kurz zusammengefasst sollten also bei der Auswahl der geeigneten Software für das Verfassen der Doktorarbeit folgende Aspekte unbedingt berücksichtigt werden:

Übersicht

Überlegungen für die Auswahl der passenden Software

  • Informieren über Vorgaben bzw. Richtlinien der Hochschule
    (ggf. Zurückgreifen auf ein vorgegebenes oder empfohlenes Softwarepaket)
  • Abwägung zwischen Funktionsumfang und daraus entstehender Komplexität
    (Textverwaltung sollte mit der Software intuitiv und möglichst effizient sein)
  • Berücksichtigung der Möglichkeiten in Bezug auf die Literaturverwaltung
    (Möglichkeit der komfortablen und korrekten Zitation)
  • Sicherstellen der dauerhaften Verfügbarkeit der gewählten Software
    (Auswahl einer beständigen und bewährten Softwarelösung)

Das richtige Computersystem für die Doktorarbeit

Im Zusammenhang mit der Frage nach einer geeigneten Softwarelösung für das Verfassen der Dissertation steht natürlich auch die Wahl des passenden Computersystems, auf dem die gewählte Software betrieben wird. Auch im Hinblick auf diese Problematik gibt es mehrere Überlegungen, die idealerweise am Anfang des Schreibprozesses angestellt werden sollten.

So ist zunächst einmal darauf zu achten, dass ein System gewählt wird, das leistungsstark genug ist, um den je nach Fachgebiet und Umfang der Arbeit entstehenden Anforderungen gerecht zu werden. So kann sich im Schreibprozess eine umfangreiche und komplexe Arbeitsdatei entwickeln, die dem Computer einiges an Rechenleistung abverlangt. Auch die Lauffähigkeit relevanter Begleitprogramme oder die Möglichkeit des Imports bestimmter Daten können eine gewisse Rechenleistung oder auch ein bestimmtes Betriebssystem erforderlich machen. Nicht immer geht es bei dieser Entscheidung also nur um das reine Verfassen einer einfachen Textdatei, was auf den ersten Blick nicht anspruchsvoll erscheinen mag.

Damit in Verbindung steht auch die Frage, ob eines oder mehrere der zu verwendenden Programme – etwa die Software, die für die Literaturverwaltung eingesetzt wird – das Zurückgreifen auf ein spezielles Betriebssystem erfordern. Es wurde bereits erläutert, dass es sinnvoll sein kann, in das gewählte Textverarbeitungsprogramm ein eigenständiges Programm zur Literaturverwaltung einzubinden – ein Beispiel hierfür ist die Nutzung von Citavi in Microsoft Word. Zu bedenken ist in diesem Beispiel, dass Citavi an ein Windows-System gebunden ist und beispielsweise auf einem Mac nur mit Mehraufwand einsetzbar wäre. Wenn definitiv Citavi eingesetzt werden soll, kann es sich also anbieten, direkt mit einem Windows-Rechner zu arbeiten, um nicht über Jahre hinweg mit einer simulierten Windows-Umgebung arbeiten zu müssen.

Ein weiterer zu bedenkender Punkt ist die Verlässlichkeit des Systems, die eine gewisse Ausfallsicherheit erlaubt. So sollte die Arbeit nicht auf einem relativ alten System begonnen werden, das kaum noch freie Kapazitäten und Rechenleistung für das langwierige Unterfangen bereithält. Mit dem Schreiben der Doktorarbeit sollte auf einem tendenziell neueren Rechner mit ausreichend Leistung begonnen werden. Zudem sollte es nach Möglichkeit ein Alternativsystem geben, auf das zumindest zeitweise zurückgegriffen werden kann, falls das eigentliche Computersystem ausfällt. Zu bedenken ist hierbei, dass die Systeme kompatibel sein müssen – so kann zum Beispiel der Sprung von einem Windows- auf einen Mac-Computer mindestens zu Problemen mit der Formatierung und der Literaturverwaltung in der Datei führen.

Im Zusammenhang mit der Ausfallsicherheit des Systems ist auch zu bedenken, dass es im Falle eines Ausfalls idealerweise eine Sicherungskopie der Arbeitsdatei(en) geben sollte, auf die zurückgegriffen werden kann. Wiederherstellungsprozeduren bei beschädigten Computersystemen sind langwierig, können kostenintensiv ausfallen und sind nicht immer von Erfolg gekrönt. Um Datenverlust zu vermeiden, sollte daher in zeitlichen Abständen – am besten sogar täglich – eine Sicherung der bearbeiteten Daten vorgenommen werden. Neben einer reinen Kopie im selben Ordner auf dem einen System sollte mindestens auf externen Speichermedien wie USB-Sticks oder externen Festplatten gesichert werden; auch kann es sinnvoll sein, an einem anderen Ort als jenem, an dem die Dissertation geschrieben wird, Kopien aufzubewahren und immer wieder zu aktualisieren, um Diebstahl oder Feuergefahr zu entgegnen. Auch Cloud-Lösungen kommen infrage, zu bedenken ist hierbei, dass sensible Daten in einem Onlinespeicher nicht unbedingt wirklich geschützt vor unbefugtem Zugriff sind. Sicherungen als Routine sollten in jedem Fall Teil des definierten Zeitplans sein, also als eine zu erledigende Aufgabe verstanden werden, deren (wiederholte bis tägliche) Abarbeitung als wichtig angesehen wird, auch wenn sie trivial oder gar lästig erscheinen mag.

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Hinweis

Damit die Datensicherung nicht in Vergessenheit gerät, kann ein RAID-System (RAID 1) eingerichtet werden, wobei zwei Festplatten zum Einsatz kommen, die mit identischen Daten bespielt werden – fällt eine der Platten aus, sind auf der anderen Festplatte sämtliche Daten, die bis zu diesem Zeitpunkt generiert wurden, in identischer Form vorhanden und direkt verfügbar. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass für ein solches System zum einen relativ hohe Kosten anfallen und zum anderen ein RAID 1 dann keine sinnvolle Datensicherung darstellt, wenn etwa ein Virus das System befallen hat (das Spiegelsystem wäre durch die nicht zeitverzögerte Datenspeicherung dann auch befallen worden) oder wenn innerhalb der Datei, die gespeichert (bzw. überspeichert) wird, ein Schreibfehler auftritt, sodass die Datei selbst in sich beschädigt ist. Auch in diesem Fall wäre die Datei auf beiden Festplatten mit dem Fehler behaftet, sodass der RAID-Verbund den Zweck der Sicherheitskopie nicht erfüllt hätte. Ein RAID 1 sollte daher allenfalls ergänzend eingesetzt werden; wiederholte (externe) Datensicherungen sollten trotzdem erfolgen.

Übersicht:

Kriterien für die Auswahl des Computersystems

  • Systemvoraussetzungen und Rechenleistung
    (Lauffähigkeit genutzter Software, ausreichend Speicherplatz und Systemstärke)
  • Kompatibilität des zugrunde liegenden Betriebssystems
    (alle Softwarekomponenten müssen auf dem Betriebssystem lauffähig sein)
  • Verlässlichkeit und Ausfallsicherheit
    (keine Nutzung eines veralteten Systems, kompatibles Alternativsystem)
  • Möglichkeit der Durchführung von Backups
    (häufige und physisch weit verstreute Sicherheitskopien, ggf. RAID-System)
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